Legalisatie

Wat is een legalisatie?

Een document dat in het ene land officieel en legaal is, is dat niet automatisch in het andere. Veel documenten moeten daarom eerst worden gelegaliseerd om ze in het buitenland te kunnen gebruiken. Door legalisatie van een Nederlands document weet een buitenlandse autoriteit dat het document geldig is. Door legalisatie is vastgesteld dat een document is afgegeven door een daartoe bevoegde persoon en dat de handtekening van het document inderdaad van de ondertekenaar is. In de praktijk zijn soms verschillende handtekeningen nodig van instanties die op de hoogte zijn van elkaars bevoegdheid. Dit noemt men ook wel een legalisatieketen. Het land waar de legalisatie voor bedoeld is, bepaalt waar de legalisatie aan moet voldoen.

Wanneer moet een document gelegaliseerd worden?

Als het document bedoeld is voor een land dat het apostilleverdrag niet heeft ondertekend, dan moet het document worden gelegaliseerd. De weg die een legalisatie van een document aflegt, is langer.
Handelsmerk, Octrooi, Volmacht (Power Of Attorney, POA), enz.: ondertekend door een notaris.

  • Rechtbank waar de handtekening van de notaris is gedeponeerd.
  • Ministerie van Justitie.
  • Ministerie van Buitenlandse zaken.
  • Ambassade of het consulaat van het land waarvoor het document bestemd is.

Certificaten van Oorsprong (CVO), Gezondheidscertificaten, Fabrikantenverklaring (Manufacture Declaration), Facturen, etc.: getekend door verantwoordelijke binnen het bedrijf welke bekend is bij de Kamer van Koophandel.

  • Kamer van Koophandel ter plaatse voor een handtekening.
  • Een aantal landen wil daarna legalisatie door het Ministerie van Buitenlandse Zaken.
  • Ambassade of het consulaat van het land waarvoor het document bestemd is.

Een vertaling, opgesteld door een beëdigd vertaler:

  • Legalisatie door arrondissementsrechtbank waar de handtekening van de vertaler is gedeponeerd.
  • Ministerie van Justitie.
  • Ministerie van Buitenlandse Zaken.
  • Ambassade of het consulaat van het land waarvoor het document bestemd is.

N.B. Apostilles en legalisaties worden alleen afgegeven op originele handtekeningen.

Apostilleverdrag

Legalisatieverdragen maken het eenvoudiger om documenten te legaliseren. Het bekendste legalisatieverdrag is het Apostilleverdrag van 5 oktober 1961.
Dit verdrag maakt legalisatie niet overbodig maar wel een stuk eenvoudiger. Er is maar 1 legalisatie nodig in de vorm van een apostillestempel. Met een apostille hoeft het document niet meer gelegaliseerd te worden door de ambassade of het consulaat van het land waar het document gebruikt gaat worden.
De apostille wordt afgegeven door een daartoe aangewezen centrale autoriteit. In Nederland zijn dat de griffiers van de arrondissementsrechtbanken waar het document is afgegeven.
In het Apostilleverdrag staat dat het apostillestempel gebruikt kan worden voor alle openbare akten. Er staat verder in het verdrag geen algemene regel over de inhoud van het begrip ‘openbare akte’. Maar de partijen die het verdrag hebben opgesteld willen de legalisatie van documenten zo eenvoudig mogelijk maken. Het begrip ‘openbare akte’ moet dus zo ruim mogelijk worden uitgelegd.

Onder openbare akten vallen volgens het Apostilleverdrag in ieder geval:

  • Documenten afgegeven door een autoriteit of functionaris behorende tot enig rechterlijk orgaan van de staat. Hieronder vallen stukken die zijn afgegeven door het Openbaar Ministerie, een griffier of een gerechtsdeurwaarder.
  • Administratieve documenten. Dit zijn bijvoorbeeld getuigschriften, diploma’s of akten van de burgerlijke stand.
  • Notariële akten. Alle door de notaris opgemaakte stukken vallen onder deze categorie.
  • Officiële verklaringen op onderhandse stukken. Bijvoorbeeld verklaringen over registratie, het bestaan van een document op een bepaalde datum en de echtheid van een handtekening. Ook een legalisatie van een notaris van een document is een officiële verklaring.

Het Apostilleverdrag geldt niet voor:

  • Documenten opgemaakt door diplomatieke of consulaire ambtenaren. Bijvoorbeeld een verklaring van ongehuwd zijn van de Japanse ambassade in Den Haag.
  • Documenten die rechtstreeks betrekking hebben op handelstransacties of douaneformaliteiten.
  • Een overzicht van de landen die het Apostilleverdrag hebben ondertekend, vindt u in de Verdragenbank van het Ministerie van Buitenlandse Zaken (BuZa).