Een document dat in het ene land officieel en legaal is, is dat niet automatisch in het andere land. Veel documenten moeten daarom eerst worden gelegaliseerd om ze in het buitenland te kunnen gebruiken. Door legalisatie van een Nederlands document weet een buitenlandse autoriteit dat het document geldig is. De legalisatie procedure is afhankelijk van het type document en het land waarin het document gebruikt wordt. Bij legalisatie wordt gekeken of uw document is afgegeven door de juiste persoon of instelling. Legalisatie gebeurt met een stempel of sticker en handtekening. Daarna is uw document klaar voor gebruik. De juiste route kan ingewikkeld en tijdrovend zijn. Een document kan alleen gelegaliseerd worden als het brondocument in Nederland is afgegeven, origineel is en ondertekend is.

Legaliseren van een Nederlands document met een apostille.

Nederland is aangesloten bij het Apostilleverdrag. Uw document wordt bij een rechtbank in Nederland gelegaliseerd met een stempel of sticker: een apostille. Deze toont aan dat de handtekening op het document echt is. Met een apostille kunt u uw document gebruiken in alle landen die meedoen aan het verdrag.

Bekijk hier het overzicht van alle landen aangesloten bij het Apostilleverdrag.

Allerlei soorten documenten die gelegaliseerd kunnen worden.

Overheidsdocumenten

  • een geboorteakte
  • een huwelijksakte
  • een overlijdensakte
  • verklaring van ongehuwd zijn

Wilt u een document van de burgerlijke stand in het buitenland kunnen gebruiken? Dan moet op het document de naam en handtekening van een gemeenteambtenaar staan. Alleen internationale aktes kunnen voor legalisaties gebruikt worden. Deze documenten van de overheid, mogen meteen naar het Ministerie van Buitenlandse Zaken en vervolgens het land waarin het document gebruikt zal worden. Nederlandstalige aktes zullen eerst vertaald moeten worden door een beëdigd vertaler. Vervolgens zal dit document gelegaliseerd worden bij de Rechtbank en hierna het Ministerie van Buitenlandse Zaken en tot slot de ambassade of consulaat..

Andere particuliere documenten die gelegaliseerd nodig kunnen zijn voor bijvoorbeeld een werkvisum zijn:

Zakelijke documenten die gelegaliseerd kunnen worden zijn bijvoorbeeld:

  • Uittreksel KVK
  • CVO (Certificaat van oorsprong),
  • Distributie overeenkomst
  • Factuur
  • Oprichtingsakte
  • (Wijziging) statuten
LET OP
Dien een in Nederland afgegeven origineel en ondertekend (bron)document in.

Zorg voor een document dat recent is afgegeven (niet langer dan 1 jaar geleden).

Zorg dat het document voorzien is van een bevoegde handtekening en naam of naamstempel.

Lever een kopie van het document mee voor de ambassade of het consulaat.

Laat uw documenten legaliseren.

Wilt u uw document door ons laten legaliseren, neem dan contact­ met ons op. Heeft u een gelegaliseerd document nodig voor een van de onderstaande landen? Klik dan verder voor meer informatie. Voor overige landen kunt u altijd contact met ons opnemen.

Laat uw documenten legaliseren.

Wilt u uw document door ons laten legaliseren, neem dan contact­ met ons op of klik op het menu om uw land te vinden.

Aanvulling legalisatie informatie.

De legalisatie procedure is afhankelijk van het type document en het land waarin het document gebruikt wordt. Bij legalisatie wordt gekeken of uw document is afgegeven door de juiste persoon of instelling. Legalisatie gebeurt met een stempel of sticker en handtekening. Daarna is uw document klaar voor gebruik. De juiste route kan ingewikkeld en tijdrovend zijn. Een document kan alleen gelegaliseerd worden als het brondocument in Nederland is afgegeven, origineel is en ondertekend is.
Overheidsdocumenten

  • een geboorteakte
  • een huwelijksakte
  • een overlijdensakte
  • verklaring van ongehuwd zijn

Wilt u een document van de burgerlijke stand in het buitenland kunnen gebruiken? Dan moet op het document de naam en handtekening van een gemeenteambtenaar staan. Alleen internationale aktes kunnen voor legalisaties gebruikt worden. Deze documenten van de overheid, mogen meteen naar het Ministerie van Buitenlandse Zaken en vervolgens het land waarin het document gebruikt zal worden. Nederlandstalige aktes zullen eerst vertaald moeten worden door een beëdigd vertaler. Vervolgens zal dit document gelegaliseerd worden bij de Rechtbank en hierna het Ministerie van Buitenlandse Zaken en tot slot de ambassade of consulaat

  • Uittreksel KVK.
  • CVO (Certificaat van oorsprong).
  • Distributie overeenkomst.
  • Factuur.
  • Oprichtingsakte.
  • (wijziging) statuten.

Legalisatie speciale documenten.

Bij het Ministerie voor volksgezondheid, welzijn en sport kan een stempel gehaald worden voor bijvoorbeeld een medische keuring. Een arts zet zijn handtekening op een medisch keuringsformulier. De arts is ingeschreven in het BIG- register. Vervolgens stempelt dit Ministerie de handtekening van de arts, dan pas legaliseert het Ministerie van Buitenlandse Zaken en tot slot legaliseert een ambassade de stempel van Buitenlandse Zaken. Soms slikken mensen medicijnen wat in Nederland vrij gebruikt kan worden. Echter in sommige landen zijn dit verboden middelen. Medicijnen mogen dan alleen mee genomen worden als deze medicijnenlijst gelegaliseerd is bij Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en sport en vervolgens Ministerie Buitenlandse Zaken en tot slot de betreffende ambassade. Gaat de reis naar Suriname of Indonesië, dan zet ambassade van respectievelijk Suriname of Indonesië zijn stempel/goedkeuring op de medicijnenlijst. De documenten zijn van oorsprong in Nederland opgesteld, maar bij voorkeur in de Engelse taal.

Bij de rechtbank kan men een handtekening laten legaliseren van bijvoorbeeld een notaris of beëdigd vertaler. Beiden staan ingeschreven bij de rechtbank. De handtekeningen worden bij de rechtbank gecontroleerd. Zelf opgestelde stukken zoals bijvoorbeeld een POA (Power of Attorney) of statuten wijziging of een opgestelde brief of kopie paspoort die door de notaris bevestigd wordt. Afhankelijk van het land waarvoor dit document nodig is, komt er een apostille stempel of legalisatie stempel op. De documenten moeten Engelstalig zijn, zodat de tekst in het bestemde land gelezen kan worden. Een uittreksel KVK kan afgedrukt worden of digitaal besteld worden bij de KVK. Dit document of bijvoorbeeld een uittreksel uit het bevolkingsregister mogen meteen naar het Ministerie van Buitenlandse zaken en hoeven niet vooraf naar de Rechtbank.

Veel gestelde vragen

Een document dat in het ene land officieel en legaal is, is dat niet automatisch in het andere land ook zo. Veel documenten moeten daarom eerst worden gelegaliseerd om ze in het buitenland te kunnen gebruiken. Door legalisatie van een Nederlands document weet een buitenlandse autoriteit dat het document geldig is. Door legalisatie is vastgesteld dat een document is afgegeven door een daartoe bevoegde persoon en dat de handtekening van het document inderdaad van de ondertekenaar is.

In de praktijk zijn soms verschillende handtekeningen nodig van instanties die op de hoogte zijn van elkaars bevoegdheid. Dit noemt men ook wel een legalisatieketen. Het land waar de legalisatie voor bedoeld is, bepaalt waar de legalisatie aan moet voldoen. Als het document bedoeld is voor een land dat het apostilleverdrag niet heeft ondertekend, dan moet het document worden gelegaliseerd. De weg die een legalisatie van een document aflegt, is dan langer.

Legalisatieverdragen maken het eenvoudiger om documenten te legaliseren. Het bekendste legalisatieverdrag is het Apostilleverdrag van 5 oktober 1961.

Dit verdrag maakt legalisatie niet overbodig maar wel een stuk eenvoudiger. Er is maar 1 legalisatie nodig in de vorm van een apostillestempel. Met een apostille hoeft het document niet meer gelegaliseerd te worden door de ambassade of het consulaat van het land waar het document gebruikt gaat worden.

De apostille wordt afgegeven door een daartoe aangewezen centrale autoriteit. In Nederland zijn dat de griffiers van de arrondissementsrechtbanken waar het document is afgegeven.

In het Apostilleverdrag staat dat het apostillestempel gebruikt kan worden voor alle openbare akten. Er staat verder in het verdrag geen algemene regel over de inhoud van het begrip ‘openbare akte’. Maar de partijen die het verdrag hebben opgesteld willen de legalisatie van documenten zo eenvoudig mogelijk maken. Het begrip ‘openbare akte’ moet dus zo ruim mogelijk worden uitgelegd.

  • Documenten afgegeven door een autoriteit of functionaris behorende tot enig rechterlijk orgaan van de staat. Hieronder vallen stukken die zijn afgegeven door het Openbaar Ministerie, een griffier of een gerechtsdeurwaarder.
  • Administratieve documenten. Dit zijn bijvoorbeeld getuigschriften, diploma’s of akten van de burgerlijke stand.
  • Notariële akten. Alle door de notaris opgemaakte stukken vallen onder deze categorie.
  • Officiële verklaringen op onderhandse stukken. Bijvoorbeeld verklaringen over registratie, het bestaan van een document op een bepaalde datum en de echtheid van een handtekening. Ook een legalisatie van een notaris van een document is een officiële verklaring.

  • Documenten opgemaakt door diplomatieke of consulaire ambtenaren. Bijvoorbeeld een verklaring van ongehuwd zijn van de Japanse ambassade in Den Haag.
  • Documenten die rechtstreeks betrekking hebben op handelstransacties of douaneformaliteiten.
  • Een overzicht van de landen die het Apostilleverdrag hebben ondertekend, vindt u in de Verdragenbank van het Ministerie van Buitenlandse Zaken (BuZa).