Een document dat in het ene land officieel en legaal is, is dat niet automatisch in het andere land. Veel documenten moeten daarom eerst worden gelegaliseerd om ze in het buitenland te kunnen gebruiken. Door legalisatie van een Nederlands document weet een buitenlandse autoriteit dat het document geldig is. De legalisatie procedure is afhankelijk van het type document en het land waarin het document gebruikt wordt. Bij legalisatie wordt gekeken of uw document is afgegeven door de juiste persoon of instelling. Legalisatie gebeurt met een stempel of sticker en handtekening. Daarna is uw document klaar voor gebruik. De juiste route kan ingewikkeld en tijdrovend zijn. Een document kan alleen gelegaliseerd worden als het brondocument in Nederland is afgegeven, origineel is en ondertekend is.
Legaliseren van een Nederlands document met een apostille.
Nederland is aangesloten bij het Apostilleverdrag. Uw document wordt bij een rechtbank in Nederland gelegaliseerd met een stempel of sticker: een apostille. Deze toont aan dat de handtekening op het document echt is. Met een apostille kunt u uw document gebruiken in alle landen die meedoen aan het verdrag.
Bekijk hier het overzicht van alle landen aangesloten bij het Apostilleverdrag.
Allerlei soorten documenten die gelegaliseerd kunnen worden.
Overheidsdocumenten
- een geboorteakte
- een huwelijksakte
- een overlijdensakte
- verklaring van ongehuwd zijn
Wilt u een document van de burgerlijke stand in het buitenland kunnen gebruiken? Dan moet op het document de naam en handtekening van een gemeenteambtenaar staan. Alleen internationale aktes kunnen voor legalisaties gebruikt worden. Deze documenten van de overheid, mogen meteen naar het Ministerie van Buitenlandse Zaken en vervolgens het land waarin het document gebruikt zal worden. Nederlandstalige aktes zullen eerst vertaald moeten worden door een beëdigd vertaler. Vervolgens zal dit document gelegaliseerd worden bij de Rechtbank en hierna het Ministerie van Buitenlandse Zaken en tot slot de ambassade of consulaat..
Andere particuliere documenten die gelegaliseerd nodig kunnen zijn voor bijvoorbeeld een werkvisum zijn:
- VOG (verklaring omtrent gedrag): https://www.justis.nl/producten/vog/aanvragen/index.aspx
- Diploma Uw diplomagegevens staan in het diplomaregister van DUO. In dit register staan diplomagegevens van de meeste Nederlandse opleidingen. U kunt via Mijn DUO controleren of uw gegevens in het diplomaregister staan. Hiervoor heeft u de DigiD app, een DigiD met sms-controle of een Europees erkend inlogmiddel Staan uw diplomagegevens niet in het diplomaregister? Of kunt u niet inloggen op Mijn DUO? Neem dan contact op met DUO via ks.dw@duo.nl of bel naar +31 50 599 80 36. (link duo https://duo.nl/particulier/nederlands-diploma-in-buitenland/legalisatie-diploma.jsp)
- volmacht via notaris
- medische verklaring via arts, sommige ambassades hebben hier eigen formulieren voor
- kopie paspoort via gemeente of notaris
- woonplaatsverklaring belastingdienst via het ministerie van Financiën, Directoraat-generaal Belastingdienst, in Den Haag.
Zakelijke documenten die gelegaliseerd kunnen worden zijn bijvoorbeeld:
- Uittreksel KVK
- CVO (Certificaat van oorsprong),
- Distributie overeenkomst
- Factuur
- Oprichtingsakte
- (Wijziging) statuten